Congresos SADEMI
Reglamento de congresos de la Sociedad Andaluza de Medicina Interna
CONGRESO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE MEDICINA INTERNA (SADEMI)
1- DENOMINACIÓN
“XXXXX CONGRESO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE MEDICINA INTERNA”.
2- LUGAR DE CELEBRACIÓN
La SADEMI organizará el Congreso Científico de la Sociedad con carácter anual. La elección del lugar de celebración la realizará la Asamblea de la Sociedad, que se programará y tendrá lugar preceptivamente durante el desarrollo del Congreso. Con carácter general, cada edición del Congreso se celebrará, siguiendo un orden prefijado, en todas y cada una de las provincias de la Comunidad Autónoma Andaluza, alternando entre ciudades de Andalucía Oriental y de Andalucía Occidental. La elección se hará con una antelación mínima de dos años.
En el caso de coincidir el congreso de la SADEMI con otro congreso de ámbito nacional o Internacional de Medicina Interna, organizado por las respectivas Sociedades Científicas de la especialidad, se procurará la organización conjunta de ambos eventos. Si no fuera posible, la SADEMI decidirá en Asamblea la suspensión de su Congreso ese año. En este caso la provincia elegida organizará el Congreso de la SADEMI el año siguiente.
El Congreso se celebrará en los meses de mayo o junio. El Comité Organizador (CO) procurará evitar coincidencias en el tiempo con otros congresos científicos, especialmente de otras sociedades de Medicina Interna.
La duración del congreso será de 2-3 días según criterio del CO, previa aprobación de la Junta Directiva.
2.a. Sede del Congreso
Deberá disponer de:
Una sala con capacidad no inferior al 80% de posibles asistentes de forma simultánea para la realización de Mesas Redondas, Mesa Inaugural y Clausura.
Otras salas con capacidad no inferior al 25% para Talleres, Presentación de Comunicaciones, Reuniones de Grupos de Trabajo, Symposium simultáneos, etc. Exposición Comercial: Siendo deseable que no esté muy próxima a las salas científicas dada la clara distorsión de ruido que genera. Exposición de pósters: Formato papel o electrónico. Siendo deseable que no esté muy próxima a la exposición Comercial por el motivo reseñado anteriormente.2.b. Capacidad de restauración
Si presupuestariamente es factible, se organizarán almuerzos de trabajo y cena de clausura, con capacidad no inferior al 80% de posibles asistentes de forma simultánea. En la misma sede o donde decida el CO.
3- COMITÉ ORGANIZADOR
3.a. Composición
La presidencia del Congreso de la SADEMI corresponde al Presidente del CO. El Presidente de la SADEMI copresidirá los actos oficiales del congreso.
La Asamblea de la Sociedad elegirá al Presidente del CO, a propuesta de los miembros de pleno derecho de la SADEMI de la provincia donde se realizará el Congreso. En el caso de que se proponga más de un candidato, la asamblea elegirá por votación y mayoría simple al candidato a Presidente del CO.
El CO estará constituido por Presidente, Vicepresidente (Vicepresidente de SADEMI de la zona correspondiente o el Vocal provincial), Secretario, Tesorero y Vocales (en los que estarán incluidos los Presidentes de los dos Congresos previos)
El/La Vicepresidente de la Zona Occidental u Oriental (dependiendo de la ciudad donde se realice) y el/la Vocal Provincial de la Junta Directiva, pertenecerán al CO.
El Presidente del CO será el responsable de la constitución y formalización del propio CO del Congreso. Los componentes de este Comité deben ser socios de la SADEMI.
En caso de dimisión u otra causa obligada que impida al Presidente del CO continuar en dicho puesto, los socios de pleno derecho de la provincia donde se organizara el Congreso, propondrán otro candidato a Presidente del CO, a la Junta Directiva que en reunión extraordinaria aceptará o rechazará a dicho candidato.
3.b. Funciones del Presidente del Comité Organizador
- Copresidir junto con el Presidente de la SADEMI los actos oficiales del Congreso.
- Presidir el CO del Congreso.
- Designar al resto de los miembros del CO.
- Convocar las reuniones del CO.
- Representar al mismo en las relaciones con las instituciones.
- Procurar la viabilidad económica del Congreso.
- Mantener periódicamente, y en todo caso cada dos meses, informada a la Junta Directiva y a la Asamblea de la Sociedad, cuando se reúna, del desarrollo organizativo del Congreso.
- Asumirá las funciones de enlace y control de la Secretaría Técnica, si la hubiese.
3.c. Funciones del Comité Organizador
- Organizar todos los actos científicos, sociales y económicos del Congreso.
- Proponer las personas que conformarán el Comité de Honor del Congreso, si lo hubiere.
- Elegir a un miembro del CO para formar parte del Comité Científico (CC)
- Elegir la persona que actúe como Defensor del Congresista que será miembro del CO.
- Organización de la Asamblea de la Sociedad, que deberá disponer al menos 2 horas para su celebración, evitando su coincidencia o cercanía con otros actos científicos o sociales.
- Penalizar las Comunicaciones no presentadas y pasar la información a los Congresos siguientes.
3.d. Funciones generales
- Vicepresidente/a
Sustituirá al Presidente en sus funciones en ausencia del Presidente, cuando éste así lo requiera y asumirá las tareas que le encomiende el propio CO.
- Secretario/a
Asumirá la función de Secretaría que no esté ligada a la Secretaría Técnica, si la hubiese. Actuará de secretario en las reuniones del CO y levantará acta de las mismas.
Ejercerá otras funciones tales como: archivo de documentación que genera el Congreso, coordinación y supervisión de la Secretaría Técnica (envíos, inscripciones...), redacción de cartas a instituciones, Comité de Honor, etc.
Durante el Congreso será responsable del mostrador/buzón de incidencias y finalizado el mismo, se encargará de coordinar la elaboración de la Memoria del Congreso. Junto con el Presidente del CC hará la solicitud de Reconocimiento de interés científico-sanitario, Acreditación por Agencias externas y solicitud de ISBN del Libro de Resúmenes del Congreso.
Una vez terminado el Congreso y en un plazo de dos meses realizará la Memoria final con el resumen y las conclusiones del mismo.
Apoyará al Presidente en las funciones de control de la Secretaría Técnica.
- Tesorero/a
Llevará la contabilidad y tesorería del Congreso.
Presentará la evaluación del estado de cuentas en cada reunión del CO.
Coordinará y supervisará la contabilidad realizada por la Secretaria Técnica.
Presentará Balance económico final para adjuntar a la Memoria del CO.
Durante el Congreso estará al corriente de nuevas inscripciones, anulaciones, extras económicos, etc.
Apoyará al Presidente en las funciones de control de la Secretaría Técnica.
- Vocales
Realizarán las tareas que les sean asignadas por Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero.
Se podrán crear tantas áreas de responsabilidad como sean oportunas en función del trabajo que se vaya generando: infraestructura, sede, transporte, restauración; relaciones con la Industria Farmacéutica; relaciones con el CC; coordinación de Ponencias, Mesas, Talleres; protocolo e invitaciones; programa lúdico-social, si lo hubiere.
3.e. Reuniones del Comité Organizador
La periodicidad de las reuniones será en función de las necesidades que crea el propio CO teniendo en cuenta que permitan la buena marcha de la organización.
3.f. Relaciones del Comité Organizador con SADEMI
El Presidente del CO acudirá cuando sea convocado a las reuniones de la Junta Directiva de SADEMI para informar del desarrollo del Congreso.
La responsabilidad última del Congreso es de SADEMI, y ésta a través de su Junta Directiva habrá de ratificar las decisiones tomadas por el CO y ser informada de las decisiones del CC, que puedan afectar de forma directa o importante a las líneas directrices de la Sociedad.
En todo caso, la Junta Directiva de SADEMI recibirá información de la evolución de los acontecimientos organizativos cada dos meses.
3.g. Constitución-Disolución
Las actividades programadas por el CO deberán ser presentadas y en su caso aprobadas por la Junta Directiva de la Sociedad.
Una vez finalizado el Congreso y presentados los respectivos informes económicos, organizativos y científicos, y tras su aprobación, se considerará disuelto el CO.
4- COMITÉ CIENTÍFICO
4.a. Composición
El Comité Científico (CC) estará compuesto por 4 miembros y el Presidente de la Sociedad, que a su vez ejercerá como Presidente del Comité Científico. Tres de ellos serán elegidos por la Asamblea de la Sociedad que se celebra coincidiendo con la Reunión Científica de Otoño de la SADEMI. Los candidatos deberán presentar su candidatura por escrito dirigido a la Secretaría de la SADEMI, al menos 2 semanas antes de la celebración de esta Asamblea. El CO del Congreso elegirá al cuarto miembro de este Comité.
4.b. Funciones del Comité Científico
- Asesorar en la elaboración del programa científico en todos sus aspectos.
- Seleccionar las comunicaciones que se presentarán en el congreso.
- Autorizar, en su caso, las actividades científicas paralelas al programa oficial del Congreso.
- Proponer la concesión de los Premios a las mejores Comunicaciones (Póster o Comunicación oral) que se presenten en el congreso.
- Memoria final de las deliberaciones y decisiones.
4.c. Contenido y desarrollo del Programa Científico
- Mesa Oficial del Congreso. El CO incluirá en el Programa Científico la Ponencia Oficial del Congreso. Dicha ponencia será elegida por el Presidente del CO, de acuerdo con las ponencias elegidas en la Asamblea de la Sociedad con una antelación de al menos 1 año.
- Mesas Redondas, hasta un máximo de 4-5, incluida la Mesa Oficial. Una dedicada a Enfermería de Medicina Interna.
- Talleres. Al menos un taller dirigido a Residentes de Medicina Interna, con una metodología eminentemente práctica.
- Conferencias Magistrales.
- Sesiones de Comunicaciones.
- Actividades conjuntas con representantes cualificados de otras Sociedades Científicas.
4.d. Envío de Resúmenes de Comunicaciones
Los resúmenes de las comunicaciones se realizarán en los formatos oficiales destinados a este fin, que podrán solicitarse a la Secretaría del CO. Asimismo se facilitará el envío de los mismos a través de vía electrónica. El autor podrá solicitar su preferencia para la inclusión como Comunicación oral o Póster (si así estuviese previsto) sin perjuicio de que la decisión definitiva corresponde al CC.
Los resúmenes indicarán expresamente: Título, Autores, Centro de Trabajo, Objetivos, Pacientes y Métodos, Resultados, Conclusiones, y al menos, una cita bibliográfica. No se admitirán resúmenes con resultados pendientes.
La extensión de los resúmenes estará razonablemente limitada para su inclusión en el Libro del Congreso. Se deberán tener en cuenta las Normas Generales para los Manuscritos Remitidos a la Publicaciones Biomédicas requeridas por el Comité Internacional de Editores Médicos (www.icmje.org).
Los resúmenes se enviarán a la Secretaría/Secretaría Técnica del CO del Congreso o bien on-line antes de finalizado el plazo.
Como norma general no se aceptarán casos para su inclusión como comunicaciones orales o póster delegando en el mejor criterio del CC las posibles excepciones con carácter extraordinario.
El primer firmante debe ser miembro de la SADEMI y estar inscrito en el Congreso.
4.e. Selección de Comunicaciones
La selección de las comunicaciones que se expondrán en el Congreso la realizará el CC, quien determinará, de forma definitiva, su presentación en formato oral o de póster.
Esta decisión será comunicada a los autores, al menos con un mes de antelación a la fecha de celebración del Congreso, indicando la hora y día de la exposición, si ésta es oral o póster y otras características específicas de la presentación si se creyera conveniente.
Un mismo autor (primer autor) no podrá presentar más de tres comunicaciones al congreso.
4.f. Sesiones de Comunicaciones
Las sesiones de Comunicaciones y Pósters estarán moderadas por 1-2 miembros de la SADEMI, que serán elegidos por el CO. El CC enviará a los Moderadores una copia del resumen de las comunicaciones de la sesión, al menos 15 días antes de la celebración del Congreso.
El CO dispondrá de sesiones específicas de presentación de comunicaciones tipo pósters, donde se presentarán y discutirán públicamente cada uno de los pósters de la sesión.
La franja horaria de exposición de las comunicaciones, en cualquier formato, se adecuará para permitir una mayor asistencia de congresistas, evitando las primeras horas de la mañana y de la tarde.
4.g. Tiempos de Exposición
Las comunicaciones orales tendrán un tiempo máximo de exposición de 7 minutos seguidos de 3 minutos para su discusión. Las comunicaciones pósters dispondrán de un máximo de tres minutos para la exposición y dos para la discusión.
Los moderadores de las sesiones podrán acumular los tiempos de discusión al final de la sesión o discutir conjuntamente comunicaciones de temas relacionados.
4.h. Premios y Distinciones
El CO establecerá al menos un Premio a la Mejor Comunicación (Premio “Dr. Ballesteros Rodríguez”), pudiendo establecer otras distinciones (trayectoria profesional, trabajo de investigación, etcétera). La elección de estas comunicaciones se realizará a propuesta del CC.
El Presidente de la SADEMI hará públicos estos premios durante los actos de celebración del Congreso. Los premios constarán de diploma y dotación en metálico, cuyo valor será fijado por el CO, a propuesta de la Junta Directiva de la Sociedad. Los premios podrán ser declarados desiertos.
La Junta Directiva de la SADEMI convocará anualmente el Premio de Investigación “Dr. López Laguna” al mejor trabajo de investigación presentado a la convocatoria de ese año. La composición del comité que otorgará el premio quedará constituida por el Presidente de SADEMI, 3 vocales nombrados por la Junta Directiva y el Secretario de SADEMI. Las bases de la convocatoria, plazos de la misma y formato de presentación están disponibles en la página web de la SADEMI. El fallo del Premio será comunicado asimismo en acto protocolario durante la celebración del Congreso. La cuantía económica del premio será fijada por la Junta Directiva de la SADEMI. La convocatoria podrá ser declarada desierta. El importe de los premios será abonado directamente por SADEMI.
5- PUBLICIDAD DEL CONGRESO
El CO realizará un primer anuncio del Congreso con un año de antelación a la celebración del mismo. Dicho anuncio incluirá la difusión en la página web de la SADEMI y SEMI, edición y envío del cartel anunciador del Congreso, si así se requiriese, al menos a todos los Servicios/Unidades de Medicina Interna de los Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza.
El CO difundirá un programa preliminar por las mismas fechas, que se enviará a todos los socios de la SADEMI y Servicios/Unidades de Medicina Interna de los Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza. En dicho avance de programa figurarán los datos esenciales sobre fechas y lugar del Congreso y la programación de los actos científicos. Se adjuntará el boletín de reserva de hoteles con descripción de los mismos y tarifas actualizadas. Se adjuntará también el boletín de Inscripción que incluirá las cuotas de inscripción para socios, no socios y MIR. Se adjuntará la Normativa para envío de resúmenes de comunicaciones, junto con las normas de redacción y fecha límite de admisión de las mismas.
El CO difundirá una segunda edición del programa provisional, con una elaboración más avanzada, con al menos 2 meses de antelación a la fecha de celebración del Congreso.
El CO anunciará a la Junta Directiva de la SADEMI la organización del Congreso antes del 15 de junio del año anterior a su celebración, para poder proceder a su difusión en la página web y Revista Oficial de la Sociedad.
Todos los impresos y documentos que genere el Congreso, llevarán en lugar bien visible el logotipo oficial de la SADEMI y el del Congreso.
El CO creará un gabinete de prensa que se responsabilizará de anunciar el Congreso en los medios de comunicación (prensa, radio, TV...), difundir sus actos y conclusiones más relevantes y promocionar la imagen de la Medicina Interna en la sociedad.
6- PONENCIAS Y MESAS REDONDAS
Los participantes en Ponencias y Mesas Redondas del Congreso entregarán un resumen de su presentación en la Secretaría del CO con al menos 1 mes de antelación a la celebración del Congreso.
Así mismo se propondrá, la firma de un escrito de autorización para su publicación en la página web de SADEMI u otro medio, y la firma de Formulario de Declaración de posible Conflicto de Intereses.
Los Moderadores de Mesas Redondas, deberán realizar una introducción de la misma, un breve currícula de los Ponentes, y finalmente las conclusiones más relevantes de las exposiciones.
7- PUBLICACIÓN DE PONENCIAS Y COMUNICACIONES
Los resúmenes de las ponencias y Mesas Redondas, así como el de las comunicaciones seleccionadas se publicarán en el Libro de Resúmenes del Congreso. Esta publicación será realizada en formato papel, publicación electrónica o en un número extra de la Revista Oficial de la SEMI, Revista Clínica Española, y será entregada con la documentación del Congreso. El Comité Organizador será el encargado de la preparación de esta publicación.
8- ACTOS INAUGURAL Y CLAUSURA
Los actos Inaugural y de Clausura se celebrarán como sesiones plenarias, siendo responsabilidad del CO el protocolo de presentación.
9- RÉGIMEN ECONÓMICO
Es responsabilidad del CO y de la Secretaría Técnica, si la hubiere, la elaboración, seguimiento, rendición de cuentas y liquidación del Presupuesto del Congreso ante la Junta Directiva y la Asamblea de la SADEMI. A tal fin, con antelación suficiente, se presentará a la Junta Directiva un presupuesto de ingresos y gastos del Congreso, que no sea gravoso para la SADEMI.
Todos los ingresos y gastos se realizarán a través de una cuenta única del Congreso.
El CO presentará en la primera Junta Directiva que se celebre posterior a la celebración del Congreso una Memoria del mismo, que incluirá una rendición de cuentas, gastos e ingresos, inscripciones, colaboración o patrocinio de instituciones e industria farmacéutica, si las hubiese.
El balance final será presentado en la siguiente Asamblea General de la Sociedad.
En caso de existir superávit, será ingresado en la tesorería de la SADEMI. En caso de déficit, debidamente justificado y conformado por la Junta Directiva, éste correrá a cargo de la SADEMI.10- INSCRIPCIONES
La organización del Congreso habilitará las medidas necesarias para reducir al máximo los costes. La cuota de las inscripciones debe ser asequible individualmente. Establecerá en todos los casos una cuota reducida de inscripción para los Residentes de Medicina Interna.
Se enviarán dentro del plazo que fije el CO. Para que sean válidas, deberán ir acompañadas del justificante de ingreso, en la Cuenta del Congreso, por el importe de la cuota. Los miembros de la SADEMI disfrutarán de una reducción en el importe de la inscripción.
Sería recomendable que exista una inscripción “sin comidas de trabajo” para aquellas personas que saben no van a consumirlas y ello permitiría un abaratamiento de la misma.
El CO invitará oficialmente, corriendo con los gastos derivados de su inscripción y alojamiento: al Presidente, Tesorero y Secretario de la SADEMI; Presidente de SEMI; miembros del Comité Organizador; Moderadores de Mesas Redondas y Ponentes, que así lo requieran. Los miembros del Comité Científico tendrán inscripción gratuita.
11- BECAS
La SADEMI propiciará la concesión de becas destinadas a la participación en el Congreso, dirigidas a Residentes de Medicina Interna, socios de la SADEMI.
12- OTROS ASPECTOS
Se habilitarán locales en la sede del Congreso para Reuniones de la Junta Directiva y Grupos de Trabajo.
REUNIÓN CIENTÍFICA DE OTOÑO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE MEDICINA INTERNA (SADEMI)
1- DENOMINACIÓN
“XXXXX REUNIÓN CIENTÍFICA DE OTOÑO DE LA SOCIEDAD ANDALUZA DE MEDICINA INTERNA”.
2- LUGAR DE CELEBRACIÓN
La SADEMI organizará la Reunión Científica de Otoño de la Sociedad con carácter anual. La elección del lugar de celebración la realizará la Junta Directiva de la Sociedad.
Se celebrará en un Hospital Comarcal de la Comunidad Autónoma Andaluza, tendiendo a alternar entre ciudades de Andalucía Oriental y de Andalucía Occidental. La elección se hará con una antelación mínima de un año.
La Reunión se celebrará preferentemente en el mes de noviembre. El Comité Organizador (CO) procurará evitar coincidencias en el tiempo con otros congresos científicos.
La duración de la Reunión será de un día, preferiblemente viernes tarde y sábado en jornada de mañana.
2.a. Sede de la Reunión
Inicialmente en el Salón de Actos del Hospital, y deberá disponer de una sala con capacidad no inferior al 80% de los posibles asistentes.
2.b. Capacidad de restauración
Si presupuestariamente es factible, se organizarán cena y almuerzo de trabajo.
3- COMITÉ ORGANIZADOR
3.a. Composición
La presidencia de la Reunión corresponde al Presidente del CO. El Presidente de la SADEMI copresidirá los actos oficiales de la misma.
La Junta Directiva elegirá al Presidente del CO en base a las propuestas organizativas presentadas.
El CO estará constituido por Presidente, Secretario y Vocales, y queda a su criterio la constitución de los Comités Científico y de Honor.
El/La Vicepresidente de la Zona Occidental u Oriental (dependiendo de la ciudad donde se realice) y el/la Vocal Provincial de la Junta Directiva, colaborarán en la organización de la Reunión y serán miembros del CO.
El Presidente del CO será el responsable de la constitución y formalización del propio CO de la Reunión. Los componentes de este Comité deben ser socios de la SADEMI.
En caso de dimisión u otra causa obligada que impida al Presidente del CO continuar en dicho puesto, asumirá dicha tarea el Secretario del CO, y en segunda instancia el/la Vocal de la provincia, de la Junta Directiva.
3.b. Funciones del Presidente del Comité Organizador
- Copresidir junto con el Presidente de la SADEMI los actos oficiales de la Reunión.
- Presidir el CO, y Científico (CC) si lo hubiese, de la Reunión.
- Designar los miembros y convocar las reuniones de los Comités.
- Procurar la viabilidad económica del Congreso.
- Mantener periódicamente informada a la Junta Directiva del desarrollo organizativo de la Reunión.
- Elaboración de la Memoria de la Reunión, con la ayuda del Secretario.
3.c. Funciones del Comité Organizador
- Organizar todos los actos científicos, sociales y económicos de la Reunión.
- Proponer las personas que conformarán el Comité de Honor de la Reunión, si lo hubiere.
- Organización de la Asamblea Extraordinaria de la Sociedad, que deberá disponer de al menos 1 hora para su celebración.
- Realizaran las tareas que les sean asignadas por el Presidente.
- Asesorar en la elaboración del programa científico en todos sus aspectos.
- Seleccionar los casos clínicos que se presentarán en la Reunión.
- Autorizar, en su caso, las actividades científicas paralelas al programa oficial del Congreso.
- Solicitud de Declaración de Interés Científico.
- Solicitud de Acreditación por organismos competentes de Formación.
3.d. Reuniones del Comité Organizador
La periodicidad de las reuniones será en función de las necesidades que crea el propio CO teniendo en cuenta que permitan la buena marcha de la organización.
3.e. Relaciones del Comité Organizador con SADEMI
El Presidente del CO mantendrá contacto, sobre la organización de la Reunión, con el Vocal provincial y Vicepresidente de la zona, o con el Presidente de SADEMI.
La responsabilidad última de la Reunión es de SADEMI, ésta a través de su Junta Directiva habrá de ratificar las decisiones tomadas por el CO y/o CC, que puedan afectar de forma directa o importante a las líneas directrices de la Sociedad.
4- ENVÍO DE RESÚMENES DE CASOS CLÍNICOS
En los resúmenes de los casos clínicos se hará constar: Título, Autores, Centro de Trabajo, Resumen del caso con hallazgos exploratorios y Pruebas Complementarias.
Asimismo se facilitará el envío de los mismos a través de vía electrónica.
La extensión de los resúmenes estará razonablemente limitada para su inclusión en el Libro de la Reunión.
Los resúmenes se enviarán a la Secretaría/Secretaría Técnica del CO de la Reunión en formato electrónico antes del día 30 de septiembre del año de celebración.
No se admitirá más de un caso por Servicio/Hospital; y a pesar de que la Reunión va fundamentalmente dirigida a Hospitales Comarcales, no es óbice que se permita la presentación de Casos por Hospitales de otro nivel.
Al menos uno de los autores debe ser miembro de la SADEMI. El primer firmante del Caso deberá estar inscrito en la Reunión.
5- SESIONES DE COMUNICACIONES
Las sesiones de Comunicaciones estarán moderadas por 1-2 miembros del Servicio de Medicina Interna del CO.
El CO enviará a los Inscritos una copia del resumen de los casos, al menos 15 días antes de la celebración de la Reunión.
6- TIEMPO DE EXPOSICIÓN
Los casos tendrán un tiempo máximo de exposición de 15 minutos incluida la discusión.
7- PUBLICIDAD DE LA REUNIÓN
En la página web de SADEMI se publicitará la Reunión, indicando lugar, fechas y Presidente del CO, en el primer trimestre del año de su celebración.
Opcionalmente y si presupuestariamente es posible, se editará y enviará un cartel anunciador de la Reunión, a todos los Servicios/Unidades de Medicina Interna de los Hospitales de la Comunidad Autónoma Andaluza.
Se habilitará un boletín de reserva de hoteles con descripción de los mismos y tarifas actualizadas.
Todos los impresos y documentos que genere la Reunión, llevarán en lugar bien visible el logotipo oficial de la SADEMI y de la Reunión.
El CO creará un gabinete de prensa que se responsabilizará de anunciar la Reunión en los medios de comunicación (prensa, radio, TV...), difundir sus actos y conclusiones más relevantes y promocionar la imagen de la Medicina Interna en la sociedad.
8- PUBLICACIÓN DE CASOS Y PONENCIAS
Los casos clínicos completos y Ponencias/Conferencias, si las hubiere, se publicarán en la página web de SADEMI, y también podrían ser publicados los resúmenes/casos completos en formato electrónico o Libro de la Reunión.
El CO será el encargado de la preparación de esta publicación.
En cualquier caso requerirá la autorización de los autores y la firma del formulario de Declaración de posible Conflicto de intereses.
9- ACTOS INAUGURAL Y DE CLAUSURA
Los actos Inaugural y de Clausura se celebrarán como sesiones plenarias, siendo responsabilidad del CO el protocolo de presentación.
10- RÉGIMEN ECONÓMICO
Es responsabilidad del CO la elaboración, seguimiento, rendición de cuentas y liquidación del Presupuesto de la Reunión ante la Junta Directiva.
A tal fin, con antelación suficiente, el CO presentará a la Junta Directiva un presupuesto de ingresos y gastos de la Reunión, que no sea gravoso para la SADEMI.
Todos los ingresos y gastos se realizarán a través de una cuenta única.
11- INSCRIPCIONES
La inscripción a la Reunión será gratuita y el CO establecerá la forma de la misma.
La organización de la Reunión habilitará las medidas necesarias para reducir al máximo los costes de la misma.
El CO invitará oficialmente al Presidente, Tesorero y Secretario de la SADEMI, corriendo con los gastos derivados de su alojamiento, como también a Ponentes o Conferenciantes, si los hubiere, y Residentes de primer año de Medicina Interna.
12- RECEPCIÓN DE RESIDENTES DE PRIMER AÑO
Durante la Reunión se hará una Recepción de Residentes presidida por el Presidente de SADEMI, o persona en quien delegue, en la que se hará entrega de Diploma Acreditativo de pertenencia a la Sociedad, estando libre de cuotas en el primer año de Residencia.
